Adressering av magasin og blader – slik fungerer det i praksis
Sist oppdatert:
For mange organisasjoner, medlemsforeninger og forlag er utsendelse av magasin eller medlemsblad en viktig del av kommunikasjonen med medlemmer og abonnenter. Når opplaget blir stort (ofte flere tusen mottakere) blir adressering, porto og distribusjon en viktig del av prosessen. Så hvordan organiseres egentlig adressering av magasin og blader, og hva påvirker kostnader og distribusjon? I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan slike utsendelser vanligvis gjennomføres i praksis og hvordan riktig planlegging kan gjøre prosessen mer effektiv.
Hva betyr adressering av magasin?
Adressering betyr at hvert enkelt magasin eller blad merkes med riktig mottakeradresse før utsendelse.
Dette kan gjøres på ulike måter, for eksempel:
Trykk direkte på omslaget
Adresselapp eller etikett
Adressering på plastfolie
Valg av metode avhenger ofte av opplag, produksjonsprosess og hvordan bladet skal distribueres. Når opplaget er stort, blir adressering en viktig del av logistikkprosessen.
Adresselister – grunnlaget for en vellykket utsendelse
En korrekt adresseliste er avgjørende for at utsendelsen skal fungere. For organisasjoner og medlemsforeninger kan adresselister være i kontinuerlig endring.
Medlemmer kan flytte, melde seg inn, avslutte medlemskap og endre kontaktinformasjon. Derfor er det viktig å kvalitetssikre adresselistene før utsendelsen.
Dette kan bidra til å redusere returpost, feiladresserte blader og unødvendige portokostnader.
Porto – en viktig del av planleggingen
Når magasin eller medlemsblad sendes i store opplag, utgjør porto ofte en betydelig del av kostnaden.
Portokostnader påvirkes blant annet av:
Vekt på bladet
Format
Opplag
Sortering før utsendelse
Små justeringer i hvordan utsendelsen organiseres kan i flere tilfeller gi merkbare forskjeller i kostnad for porto. Derfor er det ofte nyttig å se på porto allerede tidlig i planleggingsfasen.
Sortering og klargjøring før distribusjon
For større utsendelser finnes det ofte spesifikke krav til hvordan bladene skal sorteres før de sendes.
Dette kan for eksempel innebære:
Sortering etter postnummer
Buntede sendinger
Merking av paller eller kolli
Riktig sortering kan bidra til mer effektiv håndtering i distribusjonsleddet.
Samarbeid mellom trykkeri, adressering og distribusjon
En typisk utsendelse av magasin eller medlemsblad involverer ofte flere aktører.
For eksempel:
Redaksjon eller utgiver
Trykkeri
Adressering
Distribusjon
Når disse delene koordineres godt, kan utsendelsen gjennomføres mer effektivt. God planlegging gjør det enklere å sikre at bladene når mottakerne til riktig tidspunkt.
Hvordan vi veileder kundene gjennom prosessen
For mange organisasjoner er utsendelse av magasin noe som skjer noen få ganger i året. Det betyr at det ikke alltid er like enkelt å holde oversikt over alle detaljer rundt adressering, porto og distribusjon. Derfor jobber vi ofte tett med kundene gjennom hele prosessen.
Dette kan være alt fra:
Gjennomgang av adresselister
Rådgivning rundt porto og distribusjonsvalg
Planlegging av sortering og utsendelse
Koordinering med trykkeri og transport
Målet er å gjøre utsendelsen så forutsigbar og effektiv som mulig.
Store utsendelser
Når opplaget er stort, kan utsendelsen involvere mange tusen blader og flere paller med trykksaker. Da blir strukturert håndtering viktig for å sikre riktig adressering, effektiv sortering, kontroll på porto og god flyt i distribusjonen. Vi har stor erfaring med store utsendelser og vet at med riktig planlegging kan selv store utsendelser gjennomføres på en strukturert måte!
Oppsummert
Adressering av magasin og blader er en viktig del av prosessen når trykksaker skal sendes til mange mottakere. En vellykket utsendelse handler blant annet om å sørge for oppdaterte adresselister, riktig adressering, god planlegging av porto og strukturert sortering før distribusjon
Når disse elementene er på plass, kan utsendelsen gjennomføres mer effektivt.
Vil du diskutere utsendelse av magasin eller medlemsblad?
Hvis din organisasjon sender ut magasin eller medlemsblad, eller vurderer hvordan utsendelsen kan organiseres mer effektivt, tar vi gjerne en uforpliktende prat. Vi har stor erfaring med ulike typer utsendelser og distribusjonsløsninger og kan finne den løsningen som fungerer best for ditt behov.
